Cum cumpără o instituție publică un sistem de încălzire prin SEAP – ghid pentru achizitor

Primăriile, școlile, spitalele, unitățile de învățământ profesional și alte instituții publice din România cumpără echipamente de încălzire pentru hale, săli de sport, ateliere școlare, depozite și spații agricole proprii. Achizițiile sub pragurile de licitație publică se fac prin achiziție directă — cel mai rapid și mai simplu tip de cumpărare din fonduri publice, cu procedură minimă dacă se folosește catalogul electronic SEAP.

Acest ghid este scris pentru responsabilul cu achizițiile care trebuie să doteze un spațiu cu sistem de încălzire cu aer cald și vrea să înțeleagă rapid pașii, pragurile valorice și codul CPV corect pentru a cumpăra din catalogul SICAP fără erori procedurale.

Ce este achiziția directă prin catalogul SEAP

Operatorii economici înregistrați în SEAP au posibilitatea de a publica un catalog cuprinzând produsele pe care le oferă, cu rol de instrument de lucru opțional pentru achiziția directă. Autoritatea contractantă, accesând catalogele publicate în SEAP, are dreptul de a alege dintre produse și de a plasa comanda direct.

Aceasta înseamnă că un responsabil de achiziții poate intra în catalogul electronic SEAP/SICAP, căuta produsul dorit, compara ofertele disponibile și plasa comanda direct — fără a organiza o procedură de licitație, fără a publica un anunț de atribuire complex și fără termene lungi de așteptare.

Pragurile valorice aplicabile în 2025–2026

Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziționa direct produse, servicii sau lucrări în măsura în care valoarea estimată a achiziției, fără TVA, este mai mică decât 270.120 lei pentru contractele de achiziție publică de produse sau servicii.

Pragul de 270.120 lei fără TVA acoperă marea majoritate a achizițiilor de generatoare de aer cald pentru instituții publice — un sistem complet pentru o sală de sport, un atelier sau un depozit de dimensiuni obișnuite se încadrează sub acest prag.

Obligațiile în funcție de valoarea estimată:

Autoritatea contractantă are obligația de a utiliza catalogul electronic pus la dispoziție de SEAP pentru achizițiile a căror valoare estimată este mai mare de 200.000 lei fără TVA și are obligația de a consulta minimum trei operatori economici pentru achizițiile a căror valoare estimată este mai mare de 140.000 lei fără TVA.

Rezumat practic pentru achiziții de sisteme de încălzire:

De reținut: achizițiile realizate prin catalogul electronic SEAP sunt exceptate de la obligația de notificare trimestrială — înregistrarea se face automat în sistem la plasarea comenzii.

Codul CPV corect pentru un generator de aer cald

Codul CPV (Common Procurement Vocabulary) identifică tipul de produs sau serviciu și trebuie completat corect în documentația de achiziție și pe factură.

Pentru achiziția unui generator de aer cald ca echipament (produs), codurile CPV relevante sunt:

39715200-9 — Echipament de încălzire — cel mai direct aplicabil pentru achiziția unui generator de aer cald ca echipament de sine stătător, livrat și instalat simplu.

44620000-8 — Radiatoare și cazane de încălzire centrală — folosit uneori pentru echipamente de încălzire fixe, dar mai puțin precis pentru generatoare de aer cald.

Dacă achiziția include și instalarea (montaj, tubulatură, coș de fum), se adaugă sau se utilizează alternativ:

45331000-6 — Lucrări de instalare de echipamente de încălzire, ventilare și aer condiționat — pentru achizițiile care includ manoperă de instalare.

Recomandare practică: dacă achiziționezi generatorul ca produs livrat (fără montaj inclus în comandă), folosește 39715200-9. Dacă achiziția include și montajul și punerea în funcțiune, consideră 45331000-6 sau o combinație de coduri. Verifică cu referentul SEAP al instituției dacă există o practică anterioară specifică autorității contractante.

Din 1 ianuarie 2025, facturile emise în baza unor contracte de achiziții publice trebuie să conțină obligatoriu codurile CPV conform OUG 138/2024 — codul CPV din catalog trebuie să corespundă cu cel din factura furnizorului.

Pașii achiziției directe prin catalogul SEAP

Pasul 1 — Referatul de necesitate

Orice achiziție publică pornește de la un referat de necesitate aprobat de conducătorul instituției. Referatul trebuie să conțină:

• descrierea nevoii (de exemplu: „sistem de încălzire cu aer cald pentru sala de sport / atelierul de instruire practică / depozitul de materiale”)
• justificarea nevoii
• cantitatea estimată (număr de unități)
• valoarea estimată (fără TVA)
• codul CPV propus
• sursa de finanțare

Pentru estimarea valorii, poți contacta direct producători sau furnizori pentru a obține o ofertă de preț orientativă — aceasta nu este o comandă și nu angajează instituția.

Pasul 2 — Identificarea specificațiilor tehnice

Referatul de necesitate și, ulterior, comanda din catalog trebuie să conțină specificații tehnice clare care să permită identificarea corectă a produsului adecvat nevoii:

• puterea termică necesară (kW) — calculată după volumul spațiului de încălzit
• tipul combustibilului — lemne, pelet, gaz sau CLU, în funcție de infrastructura disponibilă
• alimentarea electrică disponibilă — monofazat 230V sau trifazat 400V
• spațiul destinat — hală, sală de sport, atelier, depozit, seră sau solar agricol

Formula de calcul orientativ: Volum spațiu (m³) × 0,0375 = kW necesari pentru hale moderat izolate. Calculatorul kW disponibil pe generatoare-hestya.ro generează estimarea după datele reale ale spațiului.

Pasul 3 — Căutarea în catalogul electronic SEAP/SICAP

Accesează platforma SEAP la sicap.anap.gov.ro cu contul instituției și intră în secțiunea de catalog electronic. Caută după:

• codul CPV: 39715200-9
• cuvinte cheie: „generator aer cald”, „generator aer cald pelet”, „generator aer cald combustibil solid”

Sistemul afișează ofertele furnizorilor înregistrați în catalog cu prețuri, specificații tehnice și termene de livrare.

Pasul 4 — Compararea ofertelor și selecția

La valori sub 140.000 lei, poți selecta o singură ofertă din catalog fără obligația de a consulta trei furnizori. Selecția se face pe baza criteriului prețului cel mai scăzut sau a raportului calitate/preț, în funcție de ce a specificat instituția în documentul intern.

Verifică pentru fiecare ofertă:

• puterea corespunde necesarului calculat
• combustibilul este cel disponibil la locație
• documentele furnizorului sunt complete (fișă tehnică, declarație de conformitate)
• termenul de livrare este fezabil față de termenul planificat al achziziției

Pasul 5 — Plasarea comenzii și contractul

Se plasează comanda prin platformă. Aceasta generează automat documentele necesare. Valoarea sub pragul de licitație nu necesită un contract de achiziție publică în forma complexă — se poate utiliza comanda de cumpărare sau un contract simplificat, în funcție de valoare și de practica internă a instituției.

La primirea echipamentului, se face recepția pe baza documentelor tehnice livrate (fișa tehnică, declarația de conformitate, cartea tehnică) și a conformității cu specificațiile din comandă.

Ce documente livrează Hestya cu echipamentul

Fiecare generator de aer cald Hestya este livrat cu:

• fișa tehnică cu specificațiile complete (putere, volum, debit ventilator, consum electric, dimensiuni, greutate)
• cartea tehnică cu instrucțiunile de instalare, utilizare și întreținere
• declarația de conformitate CE
• certificatul de garanție (24 luni pentru persoane fizice, 12 luni pentru persoane juridice)

Declarația de conformitate Hestya confirmă conformitatea cu OG 21/1992, L 449/2003, OG 20/2010, HG 1022/2002 și cu directivele europene pentru echipamente electrice de joasă tensiune (HG 457/2003) și compatibilitate electromagnetică (HG 982/2007).

Aceste documente sunt necesare pentru dosarul de recepție și pentru justificarea achiziției în eventualele controale ale curții de conturi sau ale altor organe de verificare.

Aplicații frecvente în instituții publice

Săli de sport școlare — volum tipic 2.000–5.000 m³, necesitate 75–190 kW, utilizare periodică. Generator pe pelet sau combustibil solid, cu pornire programată înaintea orelor de educație fizică.

Ateliere de instruire practică — liceele tehnologice și școlile profesionale au ateliere de 500–1.500 m³ cu necesitate de 20–60 kW. Combustibil solid sau pelet, alimentare monofazat 230V.

Depozite de materiale și mijloace fixe — primăriile au depozite de utilaje, materiale sau cereale cu volum variabil. Generator de 30–100 kW pe combustibil solid sau pelet, funcționare sezonieră.

Sere și solarii agricole școlare sau ale primăriilor — unitățile de învățământ cu profil agricol sau primăriile care administrează sere publice. Calculator separat pe formula pentru solarii (volum × 0,075 = kW), generator pe combustibil solid sau pelet.

Hale de depozitare comunală — hale publice pentru echipamente de deszăpezire, utilaje sau materiale de construcție. Volum tipic 500–3.000 m³, necesitate 20–113 kW.

Hestya în catalogul SEAP — solicită fișa de produs

SC Hestya Industry SRL este producător român de generatoare de aer cald cu sediul în Beiuș, jud. Bihor, înregistrată cu J5/1685/2014, CUI RO33766633. Gama acoperă puteri de la 15 kW la 400 kW pe combustibil solid, pelet, gaz și CLU — cu fișe tehnice clare și declarații de conformitate CE pentru toate modelele.

Pentru achizițiile prin SEAP, echipa Hestya furnizează fișele de produs necesare pentru introducerea în catalog și documentele tehnice necesare pentru dosarul de achiziție.

→ Solicită fișa de produs pentru catalog SEAP: formular contact

→ Sună direct: 0743 374 090

→ Calculator kW — estimează puterea necesară pentru spațiul instituției tale

→ Vezi generatoarele pe combustibil solid → Vezi generatoarele pe pelet → Vezi generatoarele pe gaz

Întrebări frecvente

Care este pragul pentru achiziția directă de produse prin SEAP în 2025–2026? Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziționa direct produse sau servicii în măsura în care valoarea estimată a achiziției fără TVA este mai mică de 270.120 lei. Sub acest prag, nu este necesară o procedură de licitație publică.

Ce cod CPV se folosește pentru un generator de aer cald? Codul CPV 39715200-9 (Echipament de încălzire) este cel mai direct aplicabil pentru achiziția unui generator de aer cald ca echipament. Dacă achiziția include și instalarea, se folosește 45331000-6 (Lucrări de instalare de echipamente de încălzire și ventilare).

Trebuie să consult trei furnizori pentru achiziția unui generator de aer cald? Obligația de a consulta minimum trei operatori economici se aplică pentru achizițiile cu valoarea estimată mai mare de 140.000 lei fără TVA pentru produse și servicii. Sub acest prag, o singură ofertă din catalogul SEAP este suficientă.

Trebuie notificată achiziția în SEAP? Achizițiile realizate prin utilizarea catalogului electronic SEAP sunt exceptate de la obligația notificării trimestriale — înregistrarea se face automat în sistem la plasarea comenzii din catalog.

Ce documente trebuie să primesc de la furnizor pentru dosarul de recepție? Fișa tehnică, cartea tehnică cu instrucțiunile de instalare și utilizare, declarația de conformitate CE și certificatul de garanție. Hestya livrează toate aceste documente standard cu fiecare echipament.

Facturile din 2025 trebuie să conțină codul CPV? Da. Din 1 ianuarie 2025, facturile emise în baza contractelor de achiziții publice trebuie să conțină codul CPV conform OUG 138/2024. Asigurați-vă că codul CPV de pe factură corespunde cu cel din comanda plasată în catalog.